Das Problem des Applikationsdschungels

In vielen Unternehmen wird für jede Aufgabe ein spezialisiertes Tool verwendet, was zu einem Wirrwarr an Anwendungen führt. Dies kann nicht nur ineffizient sein, sondern auch die Kosten unnötig in die Höhe treiben. Abteilungsübergreifend kann es dazu führen, dass für gleiche Anwendungsfälle (z.B. Aufgabenverwaltung) unterschiedliche Tools verwendet werden.

Die Potenziale von Microsoft 365 erkennen

Häufig werden zusätzliche Softwarelösungen erworben, obwohl viele Unternehmen bereits über Lizenzen für Microsoft 365 verfügen, das eine breite Palette nützlicher Tools enthält. Diese Tools können spezialisierte Anwendungen oft ersetzen, was sowohl kosteneffizienter als auch integrativer ist.

Fallbeispiel: Optimierung in der Kommunikationsabteilung

Ein Unternehmen hat eine Abteilung, die aus PR-Spezialist*innen, Marketing-Expert*innen, Social-Media-Manager*innen und Content-Verantwortlichen besteht. Jedes Teammitglied arbeitet mit unterschiedlichen Tools für ähnliche Anwendungsfälle, was oft zu Mehrfacharbeit und Kommunikationsproblemen führt. Nach einer Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe entscheidet sich das Unternehmen, Microsoft Teams und die Applikation Microsoft Lists intensiver zu nutzen, um die interne Kommunikation und Koordination zu verbessern. Zusätzlich wird das Arbeiten mit Microsoft SharePoint optimiert, um Inhalte zentral zu verwalten und den Zugriff auf Dokumente und Materialien zu vereinfachen. Diese Änderungen führen nicht nur zu einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, sondern auch zu einer effizienteren Gestaltung der externen Kommunikationskampagnen. Ebenfalls sind Dokumente nun nicht länger mehrfach vorhanden und es wird das Feature zur Versionierung eingesetzt.

Strategien zur Vereinfachung des Applikationsdschungels

Zentralisierung der Tools

Durch die Integration von Kommunikations- und Management-Tools innerhalb von Microsoft 365 lassen sich Prozesse vereinheitlichen und die Effizienz steigern. Dafür braucht es eine Analyse und Definition des Zielbildes.

Fortlaufende Evaluierung und Optimierung der Tool-Landschaft

Regelmässige Überprüfungen der eingesetzten Software helfen dabei, unnötige Tools zu identifizieren und die Tool-Landschaft zu optimieren.

Förderung der Tool-Kompetenz

Regelmässige Schulungen und Workshops zu Microsoft 365 erhöhen das Verständnis und die effektive Nutzung der verfügbaren Tools bei allen Mitarbeitenden.

Überblick über Microsoft 365

Microsoft 365, früher als Office 365 bekannt, ist eine umfassende Suite aus cloudbasierten Anwendungen und Diensten, die entwickelt wurde, um die Produktivität in Organisationen aller Grössen zu fördern. Diese Plattform kombiniert klassische Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint mit leistungsstarken Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation – darunter Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint. Microsoft 365 ist darauf ausgelegt, sowohl Einzelpersonen als auch Teams effektiver arbeiten zu lassen, indem es Tools bereitstellt, die nahtlos auf verschiedenen Geräten und Plattformen funktionieren.

Die Zugänglichkeit der Anwendungen ist ein Schlüsselfaktor von Microsoft 365. Nutzer*innen können alle verfügbaren Applikationen über das Microsoft 365-Portal finden, das mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche ausgestattet ist. Nach dem Einloggen in ihr Konto auf office.com, haben die Nutzer*innen Zugriff auf das App-Startfeld, welches eine Übersicht über alle verfügbaren Dienste bietet. Hier können sie einfach die gewünschten Anwendungen auswählen und direkt in ihrem Browser verwenden, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Dies fördert eine flexible Arbeitsweise und ermöglicht es, von überall aus produktiv zu sein.

Diese nahtlose Integration und die zentrale Verwaltung der Tools macht Microsoft 365 zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die den Überblick über ihre Anwendungen behalten und ihre Arbeitsprozesse optimieren möchten.

Fazit

Die effiziente Nutzung von Microsoft 365 kann signifikant dazu beitragen, den Applikationsdschungel (auch von Systemen außerhalb des Microsoft Ökosystems) in Unternehmen zu durchdringen und zu vereinfachen. Durch die zentrale Bereitstellung von vielfältigen, integrierten Werkzeugen, ermöglicht die Plattform eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation. Indem Unternehmen die vorhandenen Ressourcen von Microsoft 365 voll ausschöpfen, können sie nicht nur ihre Produktivität steigern, sondern auch ihre IT-Kosten effektiv senken.

Integration und Zugang zu Microsoft 365-Anwendungen

Während Microsoft 365 eine breite Palette an leistungsfähigen Tools bietet, kann die Integration und effektive Nutzung dieser Anwendungen in den täglichen Arbeitsablauf eine Herausforderung darstellen. Hier kommt der ARGUSflow of Work-Service ins Spiel. Unser Ziel ist es, Ihre Nutzung von Microsoft 365 so zu optimieren, dass Sie das volle Potenzial dieser Plattform ausschöpfen können. Wir unterstützen Sie nicht nur dabei, die geeignetsten Anwendungen für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu identifizieren, sondern auch bei der nahtlosen Integration dieser Tools in Ihre bestehenden Arbeitsprozesse.

Durch eine massgeschneiderte Konfiguration von Microsoft Teams, SharePoint und weiteren Microsoft 365-Anwendungen, können wir sicherstellen, dass Ihre Teams effizienter zusammenarbeiten und Kommunikationslücken geschlossen werden. Wir bieten individuelle Schulungen und Workshops an, so dass jedes Teammitglied die Fähigkeiten erlangt, diese Tools effektiv zu nutzen. Darüber hinaus helfen wir Ihnen, Automatisierungen einzurichten, die Routineaufgaben vereinfachen und die Produktivität steigern.

Ob Sie die interne Kommunikation verbessern, den Dateizugriff und die Sicherheit optimieren oder einfach nur sicherstellen möchten, dass Ihre Investition in Microsoft 365 (Lizenzen umfassen meistens zahlreiche Features, von denen oft nur ein minimaler Teil genutzt wird) maximale Rendite erbringt, unser ARGUSflow of Work-Service bietet die Unterstützung, die Sie benötigen. Mit unserer Expertise können Sie eine integrierte und optimierte Arbeitsumgebung schaffen, die nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch das tägliche Arbeiten erleichtert.

Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um mehr darüber zu erfahren, wie unser ARGUSflow of Work-Service Ihnen helfen kann, den Applikationsdschungel zu meistern und das Beste aus Microsoft 365 herauszuholen.